Det är svårt att tro att vi redan har arbetat hemifrån i sju veckor. När den nederländska regeringen den 12 mars 2020 först meddelade att alla om möjligt skulle stanna hemma agerade vi omedelbart. Inom 30 minuter hade vår vd Robert Vis skickat ett meddelande till alla Birds i hela världen och bett dem att ta med sig sina bärbara datorer, laddare och andra viktiga saker hem den dagen - för från och med den kvällen skulle alla våra kontor vara stängda.

På (bokstavligen) en natt ställde vi om till helt distansarbete för över 350 personer på åtta kontor över hela världen!

Som företag följer vi Coronaviruspandemin noga och gör allt vi kan för att förhindra att den sprids, och viktigast av allt, skydda våra medarbetares hälsa och välbefinnande. Vi är stolta över vår snabba respons, och när vi nu förbereder oss för nästa fas av distansarbete ville vi dela med oss av några av de lärdomar vi har dragit och vad vi har gjort för att förbereda våra medarbetare och team för virtuell framgång. Vi är trots allt #inthistogether.

Riktlinjer för arbete hemifrån (WFH)

As it seemed more likely that an “intelligent lockdown” scenario would come into effect for countries around the world, we focused on how to quickly and efficiently help our teams transition to working from home. We created best-practice guides for Birds and managers, plus parents and caregivers who faced additional challenges balancing the new work-life reality. These guidelines helped us ensure we maintained our Bird style of working while supporting the flexibility required to make WFH successful. 

Få tekniken rätt

As a tech company, we didn’t have to do a lot to ensure we had all the right collaboration tools in place to allow for virtual, real-time working together. Our day-to-day includes Hangouts, Slack, WhatsApp, Google Docs, Sheets and Slides, and we are fortunate enough that we’re used to going completely remote as a company (the last time being for our company offsite in Marrakech vid beginning of the year). However, we have gained extra appreciation for these tools as they continue to help us bridge the virtual divide, ensuring we remain connected and talking constantly.  

Håll kommunikationen igång

På Bird försöker vi alltid att vara så transparenta som möjligt. Att vara tydlig och direkt hjälper oss att hålla tempot uppe och säkerställa att vi alla arbetar i samma riktning. I en så här unik situation kände vi att det var viktigt att ta vår interna kommunikation till nästa nivå - att dela information snabbare och i stunden, inklusive osäkerhetsfaktorer.

GLOBAL ALLHANDS:

We started running our global All-Hands meetings on a weekly basis. These company-wide meetings had been introduced when we were just 30 people, and since then, they’ve become a monthly figure in our calendars. As a global company, these normally kick-off at 1:00 p.m. CET, and typically last between 60-90 minutes; with moving them to a weekly cadence, we made them shorter (30 minutes) and, ultimately, more impactful. We keep till same content structure — introducing our new Birds, sharing business updates, celebrating milestones, giving Kudos shout-outs, and driving alignment around our company strategy. We always have an open Q&A vid end where we read out and answer all questions (unfiltered). We then capture these in an FAQ which we share on our internal communications hub so everyone can review and reflect on the answers. We feel this also helps our managers be able to provide more details and context to their teams on the topics they care about the most.  

ETT NYTT NYHETSBREV VARJE VECKA:

Vi har lanserat ett nytt globalt nyhetsbrev varje vecka med viktiga uppdateringar om covid-19, affärsinformation, personal- och teamuppdateringar samt ekonomiska insikter. Men det mest lästa avsnittet i nyhetsbrevet är vår pågående "WFH Vlog" där vi presenterar tre fåglar som tar oss med in i sina WFH-nästen. Från vår CFO som bygger en särskild arbetsyta under sitt matbord med sina tre döttrar till vår chefsjurist som kör sin son på en trehjuling runt trädgården, de är alltid lite lekfulla och innehåller udda förslag på hur man gör distansarbete till en framgång. Det bästa av allt: de taggar tre andra som står på tur att göra samma sak veckan därpå.

SYNKRONISERAS MED GLOBALA CHEFER:

It’s important to us to keep building our leadership community as we adapt to leading distributed teams. To make this happen, we pull our global people leaders together every Wednesday to discuss important organizational and people topics, and answer any questions. 

FÖRBÄTTRA VÅR IC CHANNELS:

Nyckeln till intern kommunikation är att den ska vara enkel - lätt att förstå, hitta och dela. Under hela pandemin har vi fokuserat på att optimera vår interna kommunikation channels för att se till att alla Birds kan hitta den information de behöver, när de behöver den och hur de behöver den. Vår IC-hubb (med smeknamnet Den Kiwi) är vår centrala kanal för all information - Birds kan hitta allt här: de senaste åtgärderna från regeringar och hälsomyndigheter, kontinuitetsplaner, reserestriktioner, vanliga frågor, WFH-guider, våra veckobrev och alla globala och regionala tillkännagivanden. All kommunikation channels leder våra team tillbaka till detta nav.

Try to keep it fresh and fun 

We would not be Bird if we didn’t introduce some fun into our new day-to-day. So we’ve added one more IC channel — Den BirdFeed — where we share healthy recipes, our favorite Spotify playlists, series and movies to binge watch, and the best books to read. We also host virtual meditation sessions and hard-core workouts hosted by our own in-house trainers. We even have a Bird University digital library where we share online courses for people to continue to work on their development and personal growth.  

Set the right expectations

Covid-19 har skakat om oss alla, och denna tid av osäkerhet har förvärrats av att vi har tvingats anta en helt ny rutin - ett nytt "normaltillstånd" - där våra privatliv och arbetsliv helt har smält samman. Det är svårt att balansera allt.

So as a company, we’ve tried to set the right expectations. The most important thing we can encourage our Birds to do is take a break! Schedule some time to exercise, read, try out a new recipe or pause for a cup of coffee. Take some time off and step away completely from their laptop for a day or more. The mental health and wellbeing of our Birds is so important — to us, their friends, and especially their family. To further support them, we offer coaching for individuals and teams on coping with the COVID-19 situation.

Virtuell introduktion

Despite these unusual work circumstances, we remain focused on growing the business. We’re continuing to source and hire the best talent in the industry, with all interviews completed virtually. Although we love bringing all new joiners to our Amsterdam headquarters to kick-start their onboarding, we’ve had to find a different way to help them ramp up.  Around the world, all newly hired Birds are shipped the MessageBird starter pack, including a laptop, branded “swag” and noise-cancelling headphones. We also launched a new digital onboarding app and training tool which allows Birds to explore everything from our culture and our offices to products and commercial strategy, right from their mobile phone. And we’ve also designed virtual onboarding kits for both new hires and their managers, to ensure a smooth welcome till MessageBird family.

Framåtblickande

We won’t deny it — we’re excited to return to our offices. We miss our teams, colleagues, lunches and Friday beers. But the truth is, we don’t know if we’ll be able to go back in three weeks or three months. Although we’re preparing for all eventualities, our main focus is on continuing to make today’s reality work. We’re keeping our culture alive at every touchpoint, keeping pace and making traction — really just making it work to “get shit done.” 

So, until we’re able to safely go back to the office location, let’s make sure we keep staying connected, sharing best practices, and supporting each other through this period. At MessageBird, we believe in the power of different perspectives (and ideas)! So, if you have any tips, tricks or your own lessons learned, we’d love to hear about them so we can learn from you. 

För tillfället, håll dig frisk, håll dig säker och låt oss fortsätta dela med oss.