Es ist kaum zu glauben, dass wir bereits seit sieben Wochen von zu Hause aus arbeiten. Als die niederländische Regierung am 12. März 2020 ankündigte, dass jeder nach Möglichkeit zu Hause bleiben sollte, sind wir sofort in Aktion getreten. Innerhalb von 30 Minuten hatte unser CEO Robert Vis eine Nachricht an alle Birds weltweit geschickt, in der er sie aufforderte, ihre Laptops, Ladegeräte und andere wichtige Gegenstände an diesem Tag mit nach Hause zu nehmen - denn von diesem Abend an würden alle unsere Büros geschlossen sein.

In (buchstäblich) einer Nacht haben wir die Arbeit von über 350 Mitarbeitern in acht Niederlassungen weltweit vollständig auf Fernarbeit umgestellt!

Als Unternehmen beobachten wir die Coronavirus-Pandemie genau und tun alles, was wir können, um ihre Ausbreitung zu verhindern und vor allem die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter zu schützen. Wir sind stolz auf unsere schnelle Reaktion, und da wir uns nun auf die nächste Phase der Fernarbeit vorbereiten, möchten wir einige der Lektionen, die wir gelernt haben, und die Maßnahmen, die wir ergriffen haben, um unsere Mitarbeiter und Teams auf den virtuellen Erfolg vorzubereiten, mit Ihnen teilen. Schließlich sind wir #inthistogether.

Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus (WFH)

As it seemed more likely that an “intelligent lockdown” scenario would come into effect for countries around the world, we focused on how to quickly and efficiently help our teams transition to working from home. We created best-practice guides for Birds and managers, plus parents and caregivers who faced additional challenges balancing the new work-life reality. These guidelines helped us ensure we maintained our Bird style of working while supporting the flexibility required to make WFH successful. 

Die Technik richtig einsetzen

As a tech company, we didn’t have to do a lot to ensure we had all the right collaboration tools in place to allow for virtual, real-time working together. Our day-to-day includes Hangouts, Slack, WhatsApp, Google Docs, Sheets and Slides, and we are fortunate enough that we’re used to going completely remote as a company (the last time being for our company offsite in Marrakech am beginning of the year). However, we have gained extra appreciation for these tools as they continue to help us bridge the virtual divide, ensuring we remain connected and talking constantly.  

Halten Sie den Kommunikationsfluss in Gang

Auf Bird versuchen wir immer, so transparent wie möglich zu sein. Klar und direkt zu sein, hilft uns, das Tempo hochzuhalten und sicherzustellen, dass wir alle in dieselbe Richtung laufen. In einer so einmaligen Situation war es uns wichtig, unsere interne Kommunikation auf die nächste Stufe zu heben und Informationen schneller und unmittelbar weiterzugeben, auch bei Unklarheiten.

GLOBAL ALL-HANDS:

We started running our global All-Hands meetings on a weekly basis. These company-wide meetings had been introduced when we were just 30 people, and since then, they’ve become a monthly figure in our calendars. As a global company, these normally kick-off at 1:00 p.m. CET, and typically last between 60-90 minutes; with moving them to a weekly cadence, we made them shorter (30 minutes) and, ultimately, more impactful. We keep zum same content structure — introducing our new Birds, sharing business updates, celebrating milestones, giving Kudos shout-outs, and driving alignment around our company strategy. We always have an open Q&A am end where we read out and answer all questions (unfiltered). We then capture these in an FAQ which we share on our internal communications hub so everyone can review and reflect on the answers. We feel this also helps our managers be able to provide more details and context to their teams on the topics they care about the most.  

EINEN NEUEN WÖCHENTLICHEN NEWSLETTER:

Wir haben einen neuen wöchentlichen globalen Newsletter eingeführt, in dem wir über wichtige Neuigkeiten zu COVID-19, Geschäftsinformationen, Personal- und Team-Updates sowie finanzielle Einblicke berichten. Der meistgelesene Teil dieses Newsletters ist jedoch unser fortlaufender "WFH Vlog", in dem wir drei Vögel vorstellen, die uns einen Einblick in ihre WFH-Nester gewähren. Von unserem CFO, der mit seinen drei Töchtern einen eigenen Arbeitsbereich unter dem Esstisch eingerichtet hat, bis hin zu unserem Chefsyndikus, der mit seinem Sohn auf einem Dreirad durch den Garten rast, sind die Vlogs immer ein wenig verspielt und enthalten skurrile Vorschläge, wie man das Arbeiten aus der Ferne erfolgreich gestalten kann. Das Beste daran ist, dass sie drei andere Personen markieren, die in der nächsten Woche das Gleiche tun sollen.

SYNCHRONISIERT SICH MIT GLOBALEN MANAGERN:

It’s important to us to keep building our leadership community as we adapt to leading distributed teams. To make this happen, we pull our global people leaders together every Wednesday to discuss important organizational and people topics, and answer any questions. 

DIE VERBESSERUNG UNSERER IC CHANNELS:

Der Schlüssel zur internen Kommunikation ist, dass sie einfach sein sollte - einfach zu verstehen, zu finden und weiterzugeben. Während dieser Pandemie haben wir uns darauf konzentriert, unsere interne Kommunikation channels zu optimieren, um sicherzustellen, dass alle Birds die Informationen finden können, die sie brauchen, wann sie sie brauchen und wie sie sie brauchen. Unser IC-Hub (Spitzname "Die Kiwi") ist unser zentraler Kanal für alle Informationen - Birds finden hier alles: die neuesten Maßnahmen der Regierung und der Gesundheitsbehörden, Notfallpläne, Reisebeschränkungen, FAQs, WFH-Leitfäden, unsere wöchentlichen Newsletter und alle globalen und regionalen Ankündigungen. Die gesamte Kommunikation channels führt unsere Teams zu diesem Zentrum zurück.

Try to keep it fresh and fun 

We would not be Bird if we didn’t introduce some fun into our new day-to-day. So we’ve added one more IC channel — Die BirdFeed — where we share healthy recipes, our favorite Spotify playlists, series and movies to binge watch, and the best books to read. We also host virtual meditation sessions and hard-core workouts hosted by our own in-house trainers. We even have a Bird University digital library where we share online courses for people to continue to work on their development and personal growth.  

Set the right expectations

COVID-19 hat uns alle erschüttert, und diese Zeit der Ungewissheit wurde noch dadurch verschlimmert, dass wir eine völlig neue Routine - eine neue "Normalität" - annehmen mussten, in der sich unser Privat- und Arbeitsleben völlig vermischt haben. Es ist schwer, das alles unter einen Hut zu bringen.

So as a company, we’ve tried to set the right expectations. The most important thing we can encourage our Birds to do is take a break! Schedule some time to exercise, read, try out a new recipe or pause for a cup of coffee. Take some time off and step away completely from their laptop for a day or more. The mental health and wellbeing of our Birds is so important — to us, their friends, and especially their family. To further support them, we offer coaching for individuals and teams on coping with the COVID-19 situation.

Virtuelles Onboarding

Despite these unusual work circumstances, we remain focused on growing the business. We’re continuing to source and hire the best talent in the industry, with all interviews completed virtually. Although we love bringing all new joiners to our Amsterdam headquarters to kick-start their onboarding, we’ve had to find a different way to help them ramp up.  Around the world, all newly hired Birds are shipped the MessageBird starter pack, including a laptop, branded “swag” and noise-cancelling headphones. We also launched a new digital onboarding app and training tool which allows Birds to explore everything from our culture and our offices to products and commercial strategy, right from their mobile phone. And we’ve also designed virtual onboarding kits for both new hires and their managers, to ensure a smooth welcome zum MessageBird family.

Blick nach vorn

We won’t deny it — we’re excited to return to our offices. We miss our teams, colleagues, lunches and Friday beers. But the truth is, we don’t know if we’ll be able to go back in three weeks or three months. Although we’re preparing for all eventualities, our main focus is on continuing to make today’s reality work. We’re keeping our culture alive at every touchpoint, keeping pace and making traction — really just making it work to “get shit done.” 

So, until we’re able to safely go back to the office location, let’s make sure we keep staying connected, sharing best practices, and supporting each other through this period. At MessageBird, we believe in the power of different perspectives (and ideas)! So, if you have any tips, tricks or your own lessons learned, we’d love to hear about them so we can learn from you. 

Bleiben Sie gesund, bleiben Sie sicher, und lassen Sie uns weiter miteinander reden.