Como organización global, ¿cómo puede democratizar la creación y el despliegue del correo electrónico para llegar a los clientes en horas, no en días o semanas?

Esa era la pregunta que Scaled Agile necesitaba responder. Para contextualizar, Scaled Agile ofrece Scaled Agile Framework® (SAFe®), una forma de trabajar que ayuda a más de 20.000 empresas de todo el mundo. SAFe® permite a las empresas alcanzar y mantener la agilidad empresarial.

Los clientes de Scaled Agile reciben formación a través de un plan de estudios basado en roles en SAFe Studio™, una plataforma en línea para aprender, practicar y gestionar SAFe. Con más de un millón de profesionales formados en prácticas SAFe® y una red de socios que supera las 500 empresas miembros, la organización impulsa la innovación en casi todos los sectores.

A medida que Scaled Agile aumentaba su alcance, la empresa sabía que necesitaba una solución de correo electrónico igual de ágil. Una que eliminara los cuellos de botella y ampliara el número de colaboradores capaces implicados en el proceso de creación y revisión del correo electrónico, todo ello sin ralentizar el tiempo de comercialización.

Una vez que Scaled Agile vio la eficacia y productividad que el producto de MessageBird -Taxi for Email- podía ofrecerles, la decisión de trabajar juntos fue pan comido.

El reto: Un proceso de creación de correo electrónico tedioso e ineficaz

Antes de implantar Taxi, Scaled Agile gestionaba todos los mensajes de correo electrónico, independientemente del remitente o el propósito, a través de unos pocos especialistas en marketing. El equipo iba y venía entre las herramientas existentes que no daban el tipo adecuado de acceso, interfaz de usuario y autonomía creativa que necesitaban. El pequeño equipo se vio rápidamente sobrecargado con ediciones de copia, diseño e infraestructura HTML backend. Naturalmente, este proceso de aprobación llevó a unos plazos de creación y despliegue del correo electrónico largos e ineficaces.

"Había más cuellos de botella simplemente porque menos personas tenían la capacidad de construir nuestros correos electrónicos", dijo Adam Wilbur, Director de Marketing de Scaled Agile. "Aunque entonces teníamos un sistema de diseño de plantillas, cualquiera que quisiera montar un correo electrónico necesitaba al menos conocimientos de HTML".

Como resultado, departamentos como ventas y recursos humanos tenían que trabajar con un redactor en un documento de Google y, a continuación, con un diseñador. Después, cada correo electrónico pasaba por varias rondas de pruebas y aprobaciones ejecutivas. Algunos equipos simplemente se rebelaron y decidieron enviar sus propios correos electrónicos, sin la orientación del equipo de marketing, para evitar por completo el proceso.

"Todas estas revisiones nos atascaban y hacían que otros departamentos dependieran demasiado de marketing para hacer el trabajo", añade Adam. Necesitaban una herramienta que varios equipos pudieran utilizar para enviar el contenido de los correos electrónicos y los borradores de los enlaces a las personas adecuadas sin romper procesos o plantillas cruciales.

Todo eso cambió cuando Scaled Agile vio los resultados de marketing y comunicación que podían conseguir utilizando las funciones que ofrece Taxi.

La solución: Una solución y un proceso de correo electrónico flexibles y fáciles de usar

Más allá de la facilidad de colaboración, el equipo de Scaled Agile buscaba un socio de correo electrónico que ofreciera la flexibilidad creativa y de procesos que ansiaban. Se fijaron en otros proveedores, pero todos presentaban obstáculos, desde problemas de privacidad hasta un número limitado de puestos por licencia.

En 2019, Scaled Agile comenzó con Taxi, utilizando una plantilla de correo electrónico. En 2022, como parte de sus esfuerzos de cambio de marca, sustituyeron la plantilla de correo electrónico por una versión renovada y con nueva marca como parte del paquete de inicio empresarial. Este paquete proporcionó a Scaled Agile las herramientas para implementar un nuevo aspecto en todos sus correos electrónicos, para que coincidieran con su marca actualizada.

Con la ayuda de Taxi, los equipos de marketing de Scaled Agile reconfiguraron más de 80 mensajes de correo electrónico automatizados en unas pocas semanas en lugar de meses.

En la actualidad, el equipo de Scaled Agile utiliza Taxi para alcanzar sistemáticamente sus indicadores clave de rendimiento (KPI) de comunicación gracias a un sólido proceso que permite a los equipos que no son de marketing crear mensajes únicos que deleitan a sus clientes (y mantienen la marca).

Lo mejor de todo es que los problemas técnicos han sido inexistentes. Los responsables de marketing de Scaled Agile afirman que solo han tenido que recurrir al soporte de Taxi una vez tras la implantación porque la plataforma es "muy fácil de usar".

Cómo Taxi for Email ayuda a Scaled Agile a democratizar la creación de correos electrónicos y aumentar la eficacia

Con la solución Taxi de MessageBird como motor de su ecosistema de correo electrónico, los distintos equipos de Scaled Agile tienen total autonomía sobre lo que se envía a la mensajería interna o externa.

Antes de Taxi, a los administradores les preocupaba dar acceso a los usuarios: un pequeño cambio podía convertirse en una pesadilla técnica. Ahora, los equipos de ventas y recursos humanos pueden crear sus propios mensajes de correo electrónico o campaigns sin preocuparse de romper nada ni de obligar a las partes interesadas a entrar en bucle cada vez que se necesita una edición.

Como resultado, el equipo de marketing se libera de las tediosas tareas de revisión y puede trabajar en otras iniciativas que impulsan los clientes potenciales y los ingresos. En palabras de Lauren Clark, Partner Marketing Manager de Scaled Agile: "La facilidad de colaboración elimina muchas conjeturas del proceso".

Un buen ejemplo de ello es nuestra serie de correos electrónicos de incorporación a RR.HH. llamada "Consejo del día"", añade. "Los nuevos empleados reciben durante 30 días correos electrónicos con temas que van desde nuestro programa de bienestar hasta una demostración de la configuración de la firma de correo electrónico. Aunque tenemos equipos multifuncionales y contratistas trabajando en estos correos electrónicos, nunca he tenido que mirar ni uno solo."

"Es un espacio seguro para que los usuarios creen, editen y revisen juntos".

Taxi democratizó significativamente el proceso de despliegue de correo electrónico en todas las unidades de negocio de Scaled Agile. Con más creadores colaborando en un ecosistema intuitivo, las mejoras son drásticamente notables en tres cubos principales.

1. El proceso de redacción-revisión-implantación por correo electrónico es más fluido y rápido.

Gracias a Taxi, la empresa ha reducido el tiempo de respuesta del correo electrónico campaigns de varias semanas a unas pocas horas. Esta agilidad mejorada permite a Scaled Agile poner en marcha el correo electrónico interconectado campaigns y los goteos en un abrir y cerrar de ojos. Hoy, los esfuerzos de marketing y ventas de la empresa son escalables y más competitivos en el mercado.

"En lugar de que alguien redacte un borrador en un documento compartido, lo envíe a un redactor y luego a otra persona para que lo apruebe, hemos reducido drásticamente el tiempo de ese ciclo", explica Lauren. "Los empleados simplemente lo lanzan en Taxi, comparten el correo electrónico con alguien para obtener las aprobaciones necesarias, y ya está".

Un proceso de revisión que vive en una única ubicación URL alojada es el tipo de flujo de trabajo optimizado que no se suele ver en marketing. "Normalmente, enviar un correo electrónico puede llevar una semana o más, dependiendo del proceso de la empresa", añade Eva. "Con Taxi, puedo enviar un correo electrónico en unas pocas horas".

Como era de esperar, Scaled Agile aumentó significativamente su volumen de correo electrónico enviado en todos sus equipos año tras año con Taxi.

2. La profunda personalización y el apoyo están disparando la productividad

"¿Es acorde con la marca?" es una pregunta que el equipo de Scaled Agile Marketing ya no tiene que hacerse sobre sus mensajes de correo electrónico. Parte de la razón por la que la creación de correos electrónicos pasa por varias capas de marketing es que la coherencia de la marca es difícil.

Asegurarse manualmente de que todas las plantillas están diseñadas correctamente y se siguen las directrices puede ser una tarea ingente. Aunque se dediquen horas o días a esta tarea, de nada sirve si otros departamentos no siguen el plan.

Sin embargo, el sistema de plantillas de correo electrónico personalizables de Taxi evitó que la marca Scaled Agile fuera víctima de errores de diseño, errores de mensajería y mensajes de correo electrónico que no se ajustaban a la marca. El equipo de marketing de la empresa actualizó más de 100 correos electrónicos con las sencillas funciones de clonación y edición, un proceso que, de otro modo, les habría llevado meses.

"Es muy fácil personalizar correos electrónicos utilizando la versión principal de una campaña actual o anterior y clonarla según las especificaciones del cliente que necesites", afirma Lauren. "Ha ayudado a nuestra estrategia de ABM: 'Oye, podemos enviar correos electrónicos mucho más personalizados rápidamente. No tenemos que esperar'. El diseño ya no es hacer cabeceras. Somos nosotros los que lo tecleamos, lo cual está muy bien".

Este enfoque racionalizado significa que los empleados, contratistas y otras partes interesadas pueden ser tan creativos como sea posible sin aventurarse fuera de las directrices de marca establecidas.

3. Las pruebas A/B y la funcionalidad de búsqueda aportan claridad a la configuración de las campañas

Email marketing desempeña un papel importante en la estrategia de comunicación ganadora de Scaled Agile, en gran parte debido a las docenas de pruebas que están ejecutando y de las que están aprendiendo. Las pruebas permiten un control más estricto de las versiones de correo electrónico, lo que garantiza que no se envíen elementos de marca no deseados a clientes o clientes potenciales. La mejora de las pruebas ha permitido a Scaled Agile simplificar y agilizar el proceso de lanzamiento de campañas.

Las funciones de prueba y control de calidad (QA) de Taxi permiten a los interesados previsualizar los mensajes de correo electrónico para escritorio o móvil en tiempo real, incluso mientras otros realizan ediciones adicionales. Estas funciones permitieron a Scaled Agile, una empresa que nunca había tenido un proceso de control de calidad formalizado, realizar más de 55 pruebas en menos de un año sobre elementos como líneas de asunto, imágenes, segmentos de audiencia y texto de botones.

"Si tengo que hacer un cambio en el pie de página de una serie de 10 mensajes, puedo trasladarlo instantáneamente a todos los correos electrónicos editando la plantilla principal", añade Eva. "Ahora nos resulta muy útil para los correos electrónicos transaccionales y las pruebas A/B, mucho más que antes".

Con un catálogo de todos los correos electrónicos enviados al alcance de la mano, los empleados de Scaled Agile pueden aprovechar la función de búsqueda de Taxi para acceder a campaigns anteriores y utilizar su considerable archivo para informar de futuros éxitos.

El futuro de Scaled Agile y Taxi for Email de MessageBird

Tras la implementación de Taxi y el reciente cambio de marca, Scaled Agile vive en un estado de nirvana del correo electrónico. El marketing se ha desbloqueado y está prosperando ahora que nadie está atascado con horas y horas de creación o revisión de correos electrónicos.

Con más de 100 sólidas plantillas de correo electrónico para los empleados de los equipos de ventas, marketing y recursos humanos, la dirección de Scaled Agile pretende segmentar aún más las prácticas con "Marcas" que se agruparán bajo sus plantillas de correo electrónico maestras.

"Brands es una opción para crear subplantillas de tu plantilla maestra y modificar ciertas cosas", explica Eva. "Cuando se actualiza la plantilla principal, los cambios afectan a todas las marcas asociadas. Así, en lugar de crear una plantilla separada para el japonés, por ejemplo, tendrías una marca japonesa fuera de la plantilla maestra".

Con la ayuda de Taxi, Scaled Agile está en condiciones de ampliar sus operaciones de correo electrónico para dirigirse a audiencias regionales y sectoriales específicas y desbloquear un potencial de ingresos aún mayor a largo plazo.

Acerca de Scaled Agile

Scaled Agile, Inc. es el proveedor de SAFe®, el sistema más fiable del mundo para la agilidad empresarial. A través de soluciones integradas que ayudan a los equipos a desbloquear mejores formas de trabajar, Scaled Agile está redefiniendo la forma en que las principales organizaciones del mundo identifican y ofrecen valor al cliente, capitalizan las oportunidades emergentes y mejoran los resultados empresariales. Más de 20.000 empresas y agencias gubernamentales confían en SAFe y en la red global de socios de Scaled Agile para acelerar la innovación digital y competir en un mercado que cambia rápidamente. Más información en scaledagile.com.

Acerca de MessageBird

La misión de MessageBird es crear un mundo en el que comunicarse con una empresa sea tan fácil como hablar con un amigo. Potenciamos la comunicación entre las empresas y sus clientes, a través de cualquier canal, siempre con el contexto adecuado y en cualquier rincón del planeta. Si alguna vez has pedido comida para llevar, has devuelto un paquete, te has puesto en contacto con el servicio de atención al cliente o has solicitado un código de acceso, es casi seguro que tus interacciones han sido impulsadas por la tecnología de MessageBird.

Nuestra plataforma, nuestras aplicaciones y nuestras API ayudan a las empresas a agilizar las conversaciones a través de la dirección channels preferida por sus clientes, como WhatsApp, correo electrónico, SMS, voz, WeChat, Messenger o Instagram, y a crear experiencias potentes y atractivas. La funcionalidad lista para usar y la experiencia omnicanal de MessageBird inclinan la balanza para los trabajadores del conocimiento y les ayudan a ser productivos de inmediato, con herramientas para construir un gran marketing campaigns, experiencias de servicio al cliente o procesos de negocio automatizados.

Con sede en Ámsterdam, MessageBird procesa más de 5 billones de mensajes, llamadas y correos electrónicos para más de 29.000 clientes como Google, Facebook y Uber a través de channels como WhatApp, Email, SMS y muchos más. Fundada en 2011, hemos crecido hasta contar con un equipo de más de 800 empleados de más de 55 nacionalidades, y estamos orgullosos de ser una empresa "Remote Friendly".