Wie können Sie als globales Unternehmen die Erstellung und Bereitstellung von E-Mails demokratisieren, um Kunden innerhalb von Stunden statt Tagen oder Wochen zu erreichen?

Das war die Frage, die Scaled Agile beantworten musste. Scaled Agile bietet das Scaled Agile Framework® (SAFe®) an, eine Arbeitsweise, die mehr als 20.000 Unternehmen auf der ganzen Welt hilft. SAFe® befähigt Unternehmen, geschäftliche Agilität zu erreichen und zu erhalten.

Die Kunden von Scaled Agile werden anhand eines rollenbasierten Curriculums in SAFe Studio™ geschult, einer Online-Plattform zum Lernen, Üben und Verwalten von SAFe. Mit mehr als einer Million Fachleuten, die in SAFe®-Praktiken geschult wurden, und einem Partnernetzwerk mit mehr als 500 Mitgliedsunternehmen treibt die Organisation Innovationen in nahezu allen Branchen voran.

Als Scaled Agile seine Reichweite vergrößerte, wusste das Unternehmen, dass es eine ebenso agile E-Mail-Lösung brauchte. Eine, die Engpässe beseitigt und die Anzahl der fähigen Mitarbeiter, die am E-Mail-Erstellungs- und -Überarbeitungsprozess beteiligt sind, erweitert, ohne die Markteinführung zu verzögern.

Als Scaled Agile sah, welche Effizienz und Produktivität MessageBirds Produkt - Taxi for Email - ihnen bieten konnte, war die Entscheidung für eine Zusammenarbeit ein Kinderspiel.

Die Herausforderung: Ein langwieriger, ineffizienter E-Mail-Erstellungsprozess

Vor der Implementierung von Taxi ließ Scaled Agile jede E-Mail, unabhängig von Absender oder Zweck, durch einige wenige Vermarkter laufen. Das Team wechselte zwischen bestehenden Tools hin und her, die nicht die richtige Art von Zugriff, Benutzeroberfläche und kreativer Autonomie boten, die sie benötigten. Das kleine Team war schnell mit der Bearbeitung von Texten, Design und der Backend-HTML-Infrastruktur überlastet. Dieser Genehmigungsprozess führte natürlich zu langwierigen, ineffizienten E-Mail-Erstellungs- und Bereitstellungszeiträumen.

"Es gab einfach mehr Engpässe, weil weniger Leute die Möglichkeit hatten, unsere E-Mails zu erstellen", sagt Adam Wilbur, Marketingdirektor bei Scaled Agile. "Obwohl wir damals ein System mit Designvorlagen hatten, brauchte jeder, der eine E-Mail erstellen wollte, zumindest einige HTML-Kenntnisse."

Infolgedessen mussten Abteilungen wie der Vertrieb und die Personalabteilung zunächst mit einem Texter in einem Google Doc und dann mit einem Designer zusammenarbeiten. Danach durchlief jede E-Mail mehrere Testrunden und Genehmigungen durch die Geschäftsführung. Einige Teams beschlossen einfach, ihre eigenen E-Mails ohne Anleitung des Marketingteams zu verschicken, um den Prozess vollständig zu umgehen.

"All diese Überprüfungen und Überarbeitungen haben uns wirklich in die Enge getrieben und dazu geführt, dass sich andere Abteilungen zu sehr auf das Marketing verlassen haben, um die Arbeit zu erledigen", fügt Adam hinzu. Es wurde ein Tool benötigt, das mehrere Teams nutzen konnten, um E-Mail-Inhalte und Link-Entwürfe an die richtigen Personen zu senden, ohne dass wichtige Prozesse oder Vorlagen unterbrochen wurden.

Das änderte sich, als Scaled Agile die Marketing- und Kommunikationsergebnisse sah, die sie mit den von Taxi angebotenen Funktionen erzielen konnten.

Die Lösung: Eine flexible, einfach zu bedienende E-Mail-Lösung und ein Prozess

Das Team von Scaled Agile suchte einen E-Mail-Partner, der nicht nur die Zusammenarbeit erleichtert, sondern auch die gewünschte kreative und prozessuale Flexibilität bietet. Sie sahen sich andere Anbieter an, aber jeder von ihnen stellte Hindernisse in den Weg, die von Datenschutzbedenken bis zu begrenzten Sitzplätzen pro Lizenz reichten.

Im Jahr 2019 startete Scaled Agile mit Taxi und verwendete eine E-Mail-Vorlage. Im Jahr 2022 wurde die E-Mail-Vorlage im Rahmen der Rebranding-Bemühungen durch eine überarbeitete und neu gebrandete Version als Teil des Business-Starter-Pakets ersetzt. Dieses Paket gab Scaled Agile die Möglichkeit, ein neues Erscheinungsbild für alle ihre E-Mails zu implementieren, das zu ihrer aktualisierten Marke passt.

Mit Taxis Hilfe haben die Marketingteams von Scaled Agile über 80 automatisierte E-Mails in nur wenigen Wochen statt in Monaten umkonfiguriert.

Heute nutzt das Scaled Agile-Team Taxi, um seine Kommunikations-KPIs dank eines robusten Prozesses zu erreichen, der es auch anderen Teams als dem Marketing ermöglicht, einzigartige Botschaften zu erstellen, die ihre Kunden begeistern (und die Marke nicht verletzen).

Das Beste von allem ist, dass es keine technischen Probleme gab. Die Marketingleitung von Scaled Agile sagte, dass sie sich nach der Implementierung nur einmal an den Taxi-Unterstützung wenden musste, weil die Plattform "so einfach zu bedienen" ist.

Wie Taxi for Email Scaled Agile hilft, die E-Mail-Erstellung zu demokratisieren und die Effizienz zu steigern

Mit der Taxi-Lösung von MessageBird, die das E-Mail-Ökosystem des Unternehmens unterstützt, können die verschiedenen Teams bei Scaled Agile völlig autonom entscheiden, was in den internen oder externen Nachrichtenverkehr einfließt.

Vor Taxi waren die Administratoren besorgt, wenn es darum ging, Nutzern Zugang zu gewähren - eine kleine Änderung konnte sich zu einem technischen Albtraum auswachsen. Jetzt können die Vertriebs- und HR-Teams ihre eigenen E-Mails oder campaigns erstellen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob sie etwas kaputt machen oder die Beteiligten jedes Mal einbinden müssen, wenn eine Änderung erforderlich ist.

Dadurch wird das Marketingteam von langwierigen Überprüfungsaufgaben befreit und kann sich anderen Initiativen widmen, die Leads und Umsatz fördern. Wie Lauren Clark, Partner Marketing Manager bei Scaled Agile, es ausdrückt: "Die einfache Zusammenarbeit nimmt viel vom Rätselraten aus dem Prozess".

"Ein gutes Beispiel dafür ist unsere E-Mail-Serie 'Tip of the Day', die wir bei der Einstellung neuer Mitarbeiter versenden", fügt sie hinzu. "Neu eingestellte Mitarbeiter erhalten 30 Tage lang E-Mails mit Themen, die von unserem Wellness-Programm bis hin zu einer Demo zur Einrichtung von E-Mail-Signaturen reichen. Obwohl wir funktionsübergreifende Teams und Auftragnehmer haben, die an diesen E-Mails arbeiten, musste ich mir noch nie eine einzige davon ansehen.

"Es ist ein geschützter Raum, in dem die Nutzer gemeinsam etwas erstellen, bearbeiten und überprüfen können."

Taxi hat den E-Mail-Rollout-Prozess in allen Geschäftsbereichen von Scaled Agile erheblich demokratisiert. Da mehr Entwickler in einem intuitiven Ökosystem zusammenarbeiten, sind die Verbesserungen in drei Hauptbereichen drastisch spürbar.

1. Der Prozess des Schreibens, Überprüfens und Verteilens von E-Mails ist reibungsloser und schneller

Durch den Einsatz von Taxi konnte das Unternehmen die Durchlaufzeit für die E-Mail campaigns von mehreren Wochen auf nur wenige Stunden verkürzen. Dank dieser verbesserten Flexibilität ist Scaled Agile in der Lage, vernetzte E-Mails campaigns und Drips in kürzester Zeit zum Laufen zu bringen. Heute sind die Marketing- und Vertriebsbemühungen des Unternehmens skalierbar und auf dem Markt wettbewerbsfähiger.

"Anstatt dass jemand einen Text in einem gemeinsam genutzten Dokument entwirft, ihn an einen Werbetexter schickt und ihn dann an jemand anderen zur Genehmigung weiterleitet, haben wir diese Zykluszeit drastisch verkürzt", erklärt Lauren. "Die Mitarbeiter geben den Text einfach in Taxi ein, teilen die E-Mail mit jemandem, um die erforderlichen Genehmigungen einzuholen, und schon ist er fertig.

Ein Überprüfungsprozess, der an einem einzigen gehosteten URL-Speicherort abläuft, ist die Art von optimiertem Workflow, die man im Marketing normalerweise nicht sieht. "Normalerweise kann das Versenden einer E-Mail eine Woche oder länger dauern, je nach Prozess des Unternehmens", fügt Eva hinzu. "Mit Taxi kann ich eine E-Mail in nur ein paar Stunden verschicken.

Es überrascht nicht, dass Scaled Agile das Volumen der versendeten E-Mails in allen Teams im Vergleich zum Vorjahr mit Taxi erheblich steigern konnte.

2. Tiefgreifende Anpassungen und Unterstützung steigern die Produktivität enorm

Die Frage "Ist das markenkonform?" muss sich das Marketingteam von Scaled Agile bei seinen E-Mails nicht mehr stellen. Ein Grund dafür, dass die Erstellung von E-Mails mehrere Ebenen des Marketings durchläuft, ist, dass die Markenkonsistenz schwierig ist.

Manuell sicherzustellen, dass alle Vorlagen korrekt gestaltet sind und die Richtlinien eingehalten werden, kann eine große Aufgabe sein. Selbst wenn Stunden oder Tage für diese Aufgabe aufgewendet werden, ist das alles nichts wert, wenn andere Abteilungen sich nicht an den Entwurf halten.

Das anpassbare E-Mail-Vorlagensystem von Taxi bewahrte die Marke von Scaled Agile jedoch davor, Opfer von Designfehlern, Fauxpas bei der Nachrichtenübermittlung und insgesamt unpassenden E-Mails zu werden. Das Marketingteam des Unternehmens aktualisierte über 100 E-Mails mit den benutzerfreundlichen Funktionen zum Klonen und Bearbeiten, ein Prozess, der sonst Monate gedauert hätte.

"Es ist so einfach, E-Mails anzupassen, indem man die übergeordnete Version einer aktuellen oder früheren Kampagne verwendet und sie nach den gewünschten Kundenspezifikationen klont", sagt Lauren. "Es hat unserer ABM-Strategie geholfen: 'Hey, wir können viel mehr maßgeschneiderte E-Mails schnell versenden. Wir müssen nicht warten.' Design bedeutet nicht mehr, Kopfzeilen zu erstellen. Wir tippen sie einfach ein, was sehr angenehm ist."

Dank dieses schlanken Ansatzes können Mitarbeiter, Auftragnehmer und andere Beteiligte so kreativ wie möglich sein, ohne sich über die etablierten Markenrichtlinien hinaus zu bewegen.

3. A/B-Tests und Suchfunktionen bringen Klarheit in die Kampagnenkonfiguration

Email marketing spielt eine wichtige Rolle in der erfolgreichen Kommunikationsstrategie von Scaled Agile, vor allem wegen der Dutzenden von Tests, die durchgeführt werden und aus denen das Unternehmen lernt. Das Testen ermöglicht eine strengere E-Mail-Versionskontrolle, die sicherstellt, dass keine unzulässigen Branding-Elemente an Kunden oder Interessenten gesendet werden. Bessere Tests haben zu einem vereinfachten, effizienten Kampagnen-Rollout-Prozess für Scaled Agile geführt.

Die Test- und Qualitätssicherungsfunktionen von Taxi ermöglichen es den Beteiligten, E-Mails für Desktop oder Mobilgeräte in Echtzeit in der Vorschau zu betrachten, selbst wenn andere zusätzliche Bearbeitungen vornehmen. Mit diesen Funktionen konnte Scaled Agile, ein Unternehmen, das nie einen formalisierten QA-Prozess hatte, in weniger als einem Jahr mehr als 55 Tests für Elemente wie Betreffzeilen, Bilder, Zielgruppensegmente und Schaltflächentext durchführen.

"Wenn ich eine Änderung an der Fußzeile in einer Serie von 10 Nachrichten vornehme, kann ich diese sofort in alle E-Mails übertragen, indem ich die übergeordnete Vorlage bearbeite", fügt Eva hinzu. "Das ist für Transaktions-E-Mails und A/B-Tests von Vorteil - viel mehr als früher."

Mit einem Katalog aller gesendeten E-Mails können die Mitarbeiter von Scaled Agile die Suchfunktion von Taxi nutzen, um auf frühere campaigns zuzugreifen und ihr umfangreiches Archiv für zukünftige Erfolge zu nutzen.

Wie geht es weiter mit Scaled Agile und MessageBirds Taxi for Email?

Nach der Einführung von Taxi und der kürzlich erfolgten Umbenennung lebt Scaled Agile in einem Zustand des E-Mail-Nirwana. Das Marketing ist entlastet und floriert, da niemand mehr stundenlang mit der Erstellung oder Überprüfung von E-Mails beschäftigt ist.

Mit mehr als 100 robusten E-Mail-Vorlagen für Mitarbeiter aus den Bereichen Vertrieb, Marketing und Personalwesen möchte die Führung von Scaled Agile die Praktiken mit "Marken", die unter ihren Master-E-Mail-Vorlagen auftauchen werden, noch weiter segmentieren.

"Marken sind eine Option, um Untervorlagen Ihrer Hauptvorlage zu erstellen und bestimmte Dinge zu ändern", erklärt Eva. "Wenn die Hauptvorlage aktualisiert wird, wirken sich diese Änderungen auf alle zugehörigen Marken aus. Anstatt also eine separate Vorlage für Japanisch zu erstellen, würden Sie eine japanische Marke aus der Hauptvorlage erstellen."

Mit Taxis Hilfe ist Scaled Agile gut positioniert, um seine E-Mail-Aktivitäten zu erweitern, spezifische regionale und branchenspezifische Zielgruppen anzusprechen und langfristig noch mehr Umsatzpotenzial zu erschließen.

Über Scaled Agile

Scaled Agile, Inc. ist der Anbieter von SAFe®, dem weltweit zuverlässigsten System für Business Agility. Durch integrierte Lösungen, die Teams dabei helfen, bessere Arbeitsweisen zu entwickeln, definiert Scaled Agile die Art und Weise neu, wie die weltweit führenden Organisationen Kundenwert identifizieren und liefern, neue Chancen nutzen und Geschäftsergebnisse verbessern. Mehr als 20.000 Unternehmen und Behörden vertrauen auf SAFe und das globale Partnernetzwerk von Scaled Agile, um digitale Innovationen zu beschleunigen und in einem sich schnell verändernden Markt zu bestehen. Erfahren Sie mehr unter scaledagile.com.

Über MessageBird

MessageBird hat es sich zur Aufgabe gemacht, eine Welt zu schaffen, in der die Kommunikation mit einem Unternehmen so einfach ist wie ein Gespräch mit einem Freund. Wir ermöglichen die Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden - über jeden Kanal, immer mit dem richtigen Kontext und in jedem Winkel der Erde. Wenn Sie jemals ein Essen zum Mitnehmen bestellt, ein Paket zurückgeschickt, den Kundenservice kontaktiert oder einen Login-Code angefordert haben, ist es fast sicher, dass Ihre Interaktionen durch die Technologie von MessageBird unterstützt wurden.

Unsere Plattform, unsere Anwendungen und unsere APIs helfen Unternehmen, die Konversation über die bevorzugten Kanäle ihrer Kunden zu optimieren ( channels ) - wie WhatsApp, E-Mail, SMS, Voice, WeChat, Messenger, Instagram - und leistungsstarke und ansprechende Erlebnisse zu schaffen. Die sofort einsetzbaren Funktionen und die Omnichannel-Expertise von MessageBird helfen Wissensarbeitern dabei, sofort produktiv zu sein, indem sie ihnen Tools zur Verfügung stellen, mit denen sie großartiges Marketing campaigns, Erfahrungen im Kundenservice oder automatisierte Geschäftsprozesse aufbauen können.

MessageBird hat seinen Hauptsitz in Amsterdam und verarbeitet mehr als 5 Billionen Nachrichten, Anrufe und E-Mails für mehr als 29.000 Kunden wie Google, Facebook und Uber über channels wie WhatApp, E-Mail, SMS und viele mehr. Seit der Gründung im Jahr 2011 ist unser Team auf über 800 Mitarbeiter aus mehr als 55 Ländern angewachsen, und wir sind stolz darauf, ein "Remote Friendly" Unternehmen zu sein.